Сделайте так - основной серверный агент работает скажем раз в день ночью, выгружая все данные.
Далее. Если происходят изменения документов, на каждый док, который надо снова выгрузить создается ответный документик - заявка (тикет).
В течении дня работает маленький агентик каждые 5 минут, который смотрит на кого созданы заявки (тикеты).
Если тикеты есть, нужные документ выгружаются и их подхватывает портал php.
Если тикетов нет, агент благополучно завершает работу.
Итого задержка при изменении документа (выставление оценки) будет не более 5 минут.
Мне кажется это почти соответствует понятию "сразу же".
Вариант второй - через БД.
У вас ведь php приложение скорее всего тянет данные из реляционной БД.
Можно сделать агент который будет загонять данные прямо в базу, например, через ODBC. Тогда все будет мгновенно.